Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 01-12-2025

Inleiding

BaanUp hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, hoe wij deze gebruiken en beschermen, en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten die BaanUp aanbiedt via het platform baanup.nl en app.baanup.nl (hierna: "Platform"), inclusief onze AI-powered interview coaching diensten.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke Nederlandse en Europese privacywetgeving.

1. Wie is Verantwoordelijk voor Uw Gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke:

BaanUp
Eenmanszaak
KvK-nummer: 99359855
BTW-nummer: NL005382516B05

Contactgegevens voor privacyvragen:

E-mail: privacy@baanup.nl (of contact@baanup.nl)
Website: https://baanup.nl

BaanUp is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke Persoonsgegevens Verzamelen Wij?

Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van hoe u onze diensten gebruikt.

2.1. Accountgegevens

Wanneer u een account aanmaakt, verzamelen wij:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Aanmaakdatum account
• Taal- en landvoorkeuren

2.2. Betaalgegevens

Voor het verwerken van betalingen verzamelen wij:

• Betalingsmethode (bijv. iDEAL, creditcard)
• Transactiegegevens (bedrag, datum, ordernummer)
• Factuuradres (indien van toepassing)

Let op: Wij slaan GEEN volledige creditcardgegevens of bankrekeningnummers op. Betalingen worden verwerkt via beveiligde externe betalingsproviders (zoals Stripe, Mollie of PayPal), die voldoen aan de PCI-DSS standaard.

2.3. Gebruiksgegevens en Oefensessies

Tijdens het gebruik van onze diensten verzamelen wij:

• Audio-opnames van uw gesproken antwoorden tijdens oefensessies (alleen tijdens de sessie zelf; zie sectie 2.4 voor meer details)
• Transcripties van uw antwoorden (getranscribeerde tekst van uw gesproken antwoorden)
• Feedback en analyses gegenereerd door onze AI
• Sessiegegevens: datum, tijdstip, duur, type vragen, gekozen functie/sector
• Voortgangsgegevens: statistieken over uw oefensessies en verbeterpunten
• Uploads: CV's, vacatureteksten of andere documenten die u uploadt voor personalisatie

2.4. Belangrijke Informatie over Audio-opnames

Hoe werkt het?

• Tijdens een oefensessie gebruikt BaanUp uw microfoon om uw gesproken antwoorden op te nemen.
• Deze audio wordt real-time verwerkt door onze AI-technologie (via ElevenLabs en andere spraakherkenningsdiensten).
• De audio wordt getranscribeerd naar tekst en vervolgens geanalyseerd om u feedback te geven.

Opslag van audio:

• Permanente opslag: Audio-opnames worden niet permanent op onze servers opgeslagen. Zodra de transcriptie is voltooid, wordt de audio-opname verwijderd.
• Tijdelijke verwerking: Audio kan tijdelijk worden opgeslagen in het geheugen van de server of bij onze verwerkers (maximaal 24-48 uur) voor technische verwerking, waarna het automatisch wordt verwijderd.
• Transcripties: De getranscribeerde tekst van uw antwoorden wordt wel opgeslagen in uw account, zodat u uw voortgang kunt bekijken en feedback kunt ontvangen.

Uw controle:

U kunt transcripties van eerdere sessies verwijderen via uw accountinstellingen. U kunt ook uw volledige account verwijderen (zie sectie 7).

2.5. Technische en Loggegevens

Voor het functioneren en de beveiliging van het Platform verzamelen wij automatisch:

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Besturingssysteem
• Apparaattype (desktop, mobiel, tablet)
• Toegangstijden en -datums
• Verwijzende URL (van welke website u kwam)
• Geanonimiseerde locatiegegevens (land/stad op basis van IP-adres)
• Foutmeldingen en crash reports (voor technische verbetering)

2.6. Cookies en Vergelijkbare Technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om het Platform te laten functioneren en uw gebruikservaring te verbeteren. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

2.7. Communicatie

Wanneer u contact met ons opneemt (via e-mail, contactformulier of chat), verzamelen wij:

• Naam en e-mailadres
• Inhoud van uw bericht
• Datum en tijd van communicatie

3. Waarom Verzamelen Wij Uw Gegevens? (Doeleinden en Rechtsgronden)

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor specifieke, welbepaalde en legitieme doeleinden. Hieronder leggen wij per doel uit welke rechtsgrond wij hiervoor gebruiken.

3.1. Om Onze Diensten te Leveren (Uitvoering Overeenkomst)

Doel:

• Uw account aanmaken en beheren
• Oefensessies mogelijk maken
• AI-feedback en analyses genereren
• Uw voortgang opslaan en tonen
• Personalisatie op basis van functie, sector en uploads

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst tussen u en BaanUp (AVG artikel 6 lid 1 sub b).

3.2. Om Betalingen te Verwerken (Uitvoering Overeenkomst)

Doel:

• Betalingen verwerken en bevestigen
• Facturen versturen
• Betalingsproblemen oplossen

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (AVG artikel 6 lid 1 sub b).

3.3. Om Te Communiceren over Onze Diensten (Uitvoering Overeenkomst / Gerechtvaardigd Belang)

Doel:

• Bevestigingsmails versturen (account aangemaakt, sessie voltooid)
• Technische updates en belangrijke mededelingen
• Klantenservice en ondersteuning

Rechtsgrond:

• Uitvoering van de overeenkomst voor essentiële communicatie (AVG artikel 6 lid 1 sub b)
• Gerechtvaardigd belang voor service-updates (AVG artikel 6 lid 1 sub f)

3.4. Om Marketing te Versturen (Toestemming / Gerechtvaardigd Belang)

Doel:

• Nieuwsbrieven met tips en updates (indien u zich heeft aangemeld)
• Informatie over nieuwe functies of aanbiedingen

Rechtsgrond:

• Toestemming (AVG artikel 6 lid 1 sub a) voor nieuwsbrieven
• Gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 sub f) voor promotionele e-mails aan bestaande klanten, tenzij u bezwaar maakt

Uw controle: U kunt zich te allen tijde afmelden voor marketing via de afmeldlink in elke e-mail of via uw accountinstellingen.

3.5. Om Onze Diensten Te Verbeteren (Gerechtvaardigd Belang)

Doel:

• Gebruiksstatistieken analyseren (geanonimiseerd waar mogelijk)
• Fouten opsporen en oplossen
• Nieuwe functies ontwikkelen
• Kwaliteit van AI-feedback verbeteren

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 sub f). Ons belang is het leveren van een hoogwaardige, betrouwbare dienst. Wij balanceren dit tegen uw privacy door data waar mogelijk te anonimiseren.

3.6. Om Te Voldoen aan Wettelijke Verplichtingen (Wettelijke Verplichting)

Doel:

• Belastingaangiften doen
• Administratie bijhouden conform boekhoudwetgeving
• Voldoen aan verzoeken van autoriteiten (bijv. politie, belastingdienst)

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (AVG artikel 6 lid 1 sub c).

3.7. Om Fraude en Misbruik Te Voorkomen (Gerechtvaardigd Belang)

Doel:

• Misbruik van gratis proefversies detecteren
• Ongeautoriseerde toegang voorkomen
• Spam en schadelijke activiteiten tegengaan

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 sub f). Ons belang is de bescherming van ons platform en onze gebruikers.

4. Met Wie Delen Wij Uw Gegevens?

BaanUp verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens alleen in de volgende gevallen:

4.1. Verwerkers (Derde Partijen die Namens Ons Werken)

Om onze diensten te leveren, maken wij gebruik van externe dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Deze partijen mogen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden die wij aangeven en zijn contractueel verplicht tot geheimhouding en beveiliging.

Belangrijkste verwerkers:

Verwerkersovereenkomsten: Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG, waarin hun verplichtingen inzake beveiliging en vertrouwelijkheid zijn vastgelegd.

4.2. Gegevensoverdracht naar Landen Buiten de EU/EER

Sommige van onze verwerkers bevinden zich in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name de Verenigde Staten.

Waarborgen:

Voor overdrachten naar landen zonder adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie maken wij gebruik van de volgende waarborgen:

• Standard Contractual Clauses (SCC's): Goedgekeurde modelcontracten van de EU die adequate bescherming garanderen
• Privacy Shield opvolgers: Waar van toepassing, nieuwe frameworks zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework
• Additionele beveiligingsmaatregelen: Encryptie, toegangscontroles, monitoring

U heeft het recht om een kopie van deze waarborgen op te vragen via privacy@baanup.nl.

4.3. Wettelijke Verplichtingen

Wij kunnen uw gegevens delen met autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld:

• Op bevel van een rechter of officier van justitie
• Om te voldoen aan belastingwetgeving
• Om fraude of andere strafbare feiten te voorkomen of op te sporen

4.4. Bedrijfsoverdracht

In geval van een fusie, overname, verkoop van activa of faillissement kan het nodig zijn om uw gegevens over te dragen aan een derde partij. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen en zorgen dat de nieuwe partij aan dezelfde privacyverplichtingen is gebonden.

5. Hoe Lang Bewaren Wij Uw Gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang als wettelijk verplicht.

Bewaartermijnen per Categorie:

Accountgegevens
Bewaartermijn: Totdat u uw account verwijdert + 30 dagen (grace period)
Reden: Uitvoering overeenkomst

Betaalgegevens en facturen
Bewaartermijn: 7 jaar na transactie
Reden: Fiscale wetgeving (belastingplicht)

Audio-opnames (tijdelijk)
Bewaartermijn: Maximaal 24-48 uur
Reden: Technische verwerking, daarna automatisch verwijderd

Transcripties en sessiegegevens
Bewaartermijn: Totdat u uw account verwijdert of tot u ze zelf verwijdert
Reden: Voortgang en feedback

Technische logs
Bewaartermijn: 90 dagen
Reden: Beveiliging en troubleshooting

Marketingcommunicatie
Bewaartermijn: Totdat u zich afmeldt + 30 dagen
Reden: Gerechtvaardigd belang / toestemming

Klantenservice communicatie
Bewaartermijn: 2 jaar na laatste contact
Reden: Kwaliteitsborging en geschilbeslechting

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd, zodat ze niet meer tot u te herleiden zijn.

6. Hoe Beveiligen Wij Uw Gegevens?

BaanUp neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

6.1. Technische Maatregelen

• Encryptie in transit: Alle gegevens die tussen uw apparaat en onze servers worden verzonden, zijn versleuteld via HTTPS/TLS (minimaal TLS 1.2).
• Encryptie at rest: Gevoelige gegevens zoals wachtwoorden en transcripties worden versleuteld opgeslagen in onze database.
• Wachtwoordbeveiliging: Wachtwoorden worden gehashed met moderne algoritmes (bijv. bcrypt) en nooit in leesbare vorm opgeslagen.
• Firewall en toegangscontroles: Onze servers zijn beveiligd met firewalls en toegang is beperkt tot geautoriseerd personeel.
• Regelmatige beveiligingsupdates: Wij houden software en systemen up-to-date met de nieuwste beveiligingspatches.

6.2. Organisatorische Maatregelen

• Beperkte toegang: Alleen geautoriseerde medewerkers en verwerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, en alleen voor zover noodzakelijk.
• Vertrouwelijkheidsverklaringen: Alle betrokkenen zijn gebonden aan strikte geheimhoudingsverplichtingen.
• Monitoring en logging: Wij monitoren toegang tot systemen en loggen verdachte activiteiten.
• Incidentrespons: Wij hebben procedures om snel te reageren op beveiligingsincidenten.

6.3. Datalekken

Ondanks al deze maatregelen kan geen enkele methode van elektronische opslag of internetoverdracht 100% veilig zijn. In het onwaarschijnlijke geval van een datalek:

• Zullen wij dit binnen 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), tenzij het lek geen risico vormt voor uw rechten en vrijheden.
• Zullen wij u direct informeren als het lek een hoog risico voor u met zich meebrengt, zodat u passende maatregelen kunt nemen.

7. Wat Zijn Uw Rechten?

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

7.1. Recht op Inzage (Artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt een kopie van uw gegevens opvragen.

Hoe: Stuur een e-mail naar privacy@baanup.nl met het verzoek "Inzage persoonsgegevens". Wij zullen binnen 1 maand reageren met een overzicht van uw gegevens.

7.2. Recht op Rectificatie (Artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

Hoe: U kunt de meeste gegevens zelf aanpassen via uw accountinstellingen. Voor andere correcties, neem contact op via privacy@baanup.nl.

7.3. Recht op Verwijdering / 'Recht op Vergetelheid' (Artikel 17 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen in de volgende gevallen:

• De gegevens zijn niet meer nodig voor het oorspronkelijke doel
• U trekt uw toestemming in (indien verwerking op toestemming was gebaseerd)
• U maakt bezwaar tegen de verwerking
• De gegevens zijn onrechtmatig verwerkt
• Er is een wettelijke verplichting tot verwijdering

Uitzonderingen: Wij mogen gegevens bewaren indien wij een wettelijke verplichting hebben (bijv. belastingwetgeving 7 jaar) of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Hoe account verwijderen:

• Ga naar uw accountinstellingen en klik op "Account verwijderen"
• Of stuur een e-mail naar privacy@baanup.nl

Na verwijdering wordt uw account binnen 30 dagen permanent verwijderd, behalve gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

7.4. Recht op Beperking van de Verwerking (Artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken in bepaalde situaties, bijvoorbeeld:

• Wanneer u de juistheid van de gegevens betwist
• Wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u geen verwijdering wilt
• Wanneer wij de gegevens niet meer nodig hebben, maar u ze nodig heeft voor een rechtszaak

Hoe: Neem contact op via privacy@baanup.nl met uw verzoek.

7.5. Recht op Dataportabiliteit (Artikel 20 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en deze over te dragen naar een andere dienstverlener.

Hoe: Vraag uw gegevens op via privacy@baanup.nl. Wij leveren uw gegevens in JSON of CSV formaat.

7.6. Recht op Bezwaar (Artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld voor direct marketing of profilering).

Direct marketing: U kunt zich altijd afmelden voor marketingcommunicatie via de afmeldlink in e-mails of via uw accountinstellingen.

Andere verwerkingen: Neem contact op via privacy@baanup.nl om bezwaar te maken. Wij zullen de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen.

7.7. Geautomatiseerde Besluitvorming en Profilering (Artikel 22 AVG)

BaanUp maakt gebruik van AI-technologie om feedback te geven op uw antwoorden. Dit is geen geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanzienlijke mate treft.

• De AI-feedback is bedoeld als hulpmiddel voor uw voorbereiding.
• Er worden geen beslissingen over u genomen (zoals wel/niet aannemen voor een baan) op basis van onze AI.
• U heeft altijd de vrijheid om de feedback te gebruiken of te negeren.

Indien u vragen heeft over hoe onze AI werkt, neem dan contact op via privacy@baanup.nl.

7.8. Recht om Toestemming in te Trekken

Indien een verwerking op uw toestemming is gebaseerd (bijvoorbeeld nieuwsbrieven), heeft u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking aantast.

Hoe: Klik op de afmeldlink in e-mails, of pas uw voorkeuren aan via accountinstellingen.

8. Klacht Indienen bij Toezichthouder

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, of als u ontevreden bent over hoe wij met uw privacyrechten omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse privacytoezichthouder.

Contactgegevens AP:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag

Telefoon: 088 - 1805 250
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Klacht indienen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

Wij verzoeken u echter om eerst contact met ons op te nemen via privacy@baanup.nl, zodat wij uw klacht in der minne kunnen oplossen.

9. Kinderen en Privacy

Onze diensten zijn bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd.

Indien u ontdekt dat een kind jonger dan 16 jaar zich heeft geregistreerd zonder ouderlijke toestemming, neem dan contact met ons op via privacy@baanup.nl, zodat wij het account kunnen verwijderen.

10. Links naar Externe Websites

Het Platform kan links bevatten naar websites van derden (bijvoorbeeld job boards, LinkedIn, partners). Dit privacybeleid is niet van toepassing op deze externe websites.

Wij raden u aan het privacybeleid van die websites te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt, aangezien wij geen controle hebben over hoe zij uw gegevens verwerken.

11. Wijzigingen in dit Privacybeleid

BaanUp kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen om het in overeenstemming te houden met nieuwe ontwikkelingen, wetgeving of veranderingen in onze diensten.

Hoe worden wijzigingen gecommuniceerd?

• Wij publiceren de nieuwe versie op deze pagina (https://baanup.nl/privacy)
• De datum "Laatste update" bovenaan wordt aangepast
• Bij materiële wijzigingen (die een significante impact hebben op uw privacy) zullen wij u actief informeren via e-mail en/of een melding op het Platform, minimaal 30 dagen voordat de wijzigingen van kracht worden

Wij adviseren u om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

12. Veelgestelde Vragen (FAQ)

Worden mijn audio-opnames permanent opgeslagen?

Nee. Audio-opnames worden alleen tijdelijk (24-48 uur) opgeslagen voor technische verwerking en worden daarna automatisch verwijderd. Alleen de getranscribeerde tekst van uw antwoorden blijft bewaard in uw account.

Kan BaanUp mijn oefensessies beluisteren?

Nee. BaanUp-medewerkers hebben geen toegang tot uw individuele audio-opnames of transcripties, tenzij u expliciet toestemming geeft (bijvoorbeeld voor klantenservice of als u ons feedback stuurt). Gegevens worden alleen geanonimiseerd gebruikt voor verbetering van de dienst.

Worden mijn gegevens gebruikt om andere gebruikers te trainen?

Nee. Uw persoonlijke gegevens en sessies worden niet gedeeld met andere gebruikers. Wij kunnen wel geanonimiseerde en geaggregeerde data gebruiken om onze AI-modellen te verbeteren (bijvoorbeeld: "gemiddelde lengte van antwoorden" of "meest voorkomende vragen"), maar zonder dat deze tot u herleidbaar zijn.

Wat gebeurt er met mijn CV als ik die upload?

Als u een CV uploadt voor personalisatie van vragen:

• Wordt deze versleuteld opgeslagen in uw account
• Gebruikt onze AI de informatie om relevante vragen te stellen
• Kunt u de CV te allen tijde verwijderen via uw accountinstellingen
• Wordt de CV verwijderd wanneer u uw account verwijdert

Kan ik mijn gegevens downloaden?

Ja. U heeft recht op dataportabiliteit. Stuur een e-mail naar privacy@baanup.nl en wij leveren uw gegevens in JSON of CSV formaat binnen 30 dagen.

Hoe verwijder ik mijn account?

Ga naar uw Accountinstellingen → Account verwijderen, of stuur een e-mail naar privacy@baanup.nl. Uw account wordt binnen 30 dagen permanent verwijderd, behalve gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturen voor belastingdoeleinden).

13. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:

E-mail: privacy@baanup.nl (of contact@baanup.nl)
Website: https://baanup.nl
Adres: [VOLLEDIG ADRES INVOEREN]

Wij streven ernaar om binnen 14 dagen te reageren op uw vragen of verzoeken.

Laatste update: 10 november 2025
Versie: 1.0

Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Uitvoeringswet AVG, de Telecommunicatiewet en andere toepasselijke Nederlandse en Europese privacywetgeving.